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好用的电子文件管理平台应该具备哪些基础功能

对于很多企业来说,文件怎么处理、怎么保存,都是比较重要的事情,毕竟很多文件涉及到了公司内部业务的重要信息。为了能够让文件管理更简单也更安全一些,已经有许多企业开始使用电子文件管理平台,让文件存储不再是头疼的事情。只是,对于这种文件管理平台应该要如何挑选?或者说,应该要有哪些比较基础使用的功能,可以更方便企业使用呢?

电子文件管理平台.jpeg

1、文档加密

企业对于文档的管理加密还是比较重视的,因此,所选择的文件管理平台一定要有这方面的功能,可以让企业内部的管理层或者员工,自行对文件加密,防止出现丢失的情况发生。而且文档加密不容易破解,像这样的文件管理平台才是比较使用企业长期时间的,安全系数较高。

2、操作管控

操作管控主要是针对文件能够加水印等操作,有些时候公司需要发文件给其他客户,那么这种情况下,若是可以加入公司的水印,便能够提高文件使用的安全性问题,也有效防止因为客户那边的种种原因而导致文件被重复利用。文件管理平台可以追溯到文件的源头,让文件共享与操作都能提高安全防范。

电子文件管理平台.jpg

3、分类分级管理

电子文件管理平台一般都是公司内部员工一起使用,可能有些用户会质疑,员工一起使用是否具备了较高的安全性,能否防止公司内部员工随意查看文件。其实,好的文件管理平台一般都会有分类分级管理,这个功能就是为了防止员工随意查看重要文件的一种措施,有了这一功能,不用担心文件管理平台一起使用会造成审阅困难。

市面上不缺乏好用的电子文件管理平台,主要还是看有哪些功能的实用性更高一些,更符合企业日常使用需求,这样才能确定哪款更值得购买使用,有更高的使用价值。

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