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电子文件管理平台系统是什么?有什么作用
电子文件管理平台系统是什么?有什么作用
电子文件管理平台系统是什么呢?它是对电子文件的收集、整理、利用、处置等过程进行管控,达到规范管理、长期保存、安全保密、高效利用的目标。通过对技术和管理手段的有效配合,使电子文件能够对社会活动进行真实、全面、完整的记录,并成为有效的电子证据,从而实现电子文件的价值。这类系统的特点也比较显而易见:1、能够全程管理将电子文件的元数据、背景信息、关联信息和办理信息等捕获到电子文件管理系统,在电子文件管理系统中实现对电子文件的全程管理。2、实现安全管理应通过严格的用户管理、身份认证、访问控制及行为审计等,保证系统安全;通过防扩散、防泄漏、防伪造等保真措施,数字签名、电子签章、打印控制等措施,保证数据安全。3、完整的保障系统采取相应的技术措施,采集电子文件的内容信息、背景信息、结构信息和元数据;在电子文件传输、迁移、转存、载体转换时,同步并保护保存电子文件的链接、嵌入、关联对象等全部信息,保证文件内容及文件要素的完整。4、开放扩展系统充分考虑到了环境变化、技术发展、产品升级等带来的不确定因素,已预留必要的扩展和迁移空间;采取开放通用的协议,确保兼容主流的媒体和平台。5、应用范围系统实现对电子文件的集中管控,满足政府信息化的业务及安全需求。本系统应用于政府、国有企业及行政事业单位。电子文件管理平台的出现可以说是让很多的企业能够放心,不需要去担心被篡改以及被盗窃泄露等等问题,而且在使用的过程当中也...
2022 - 06 - 29
OFD阅读器有什么功能?
OFD阅读器有什么功能?
说到OFD阅读器,大家知道它有什么作用吗?OFD阅读器就是可以进行一些OFD操作的工具,比如说在我们的电脑中可以实现OFD转换、OFD操作等。很多的小伙伴还不知道它是怎样用的,今天就给大家分享一些有关PDF阅读器的具体操作看看。一:OFD转换(OFD转PPT) 说到OFD转换,很多小伙伴就不怎么陌生了。我们常见的OFD转换有OFD转word、OFD转图片、word转OFD、Excel转OFD等等。 闲话不多说,进入正题。首先,需要我们在电脑中打开OFD工具,如小编电脑里的迅捷OFD转换器,这种工具也是OFD阅读器的一种。在进入文件转PPT功能后,就可以在该工具中添加相关文件了,添加文件的方式有三种,其一和其二是选择添加文件还是添加文件夹;其三就是使用拖拽的方式,将对应文件拖拽到指定区域进行上传即可。 我们在选择一个合适的方式添加文件后,如果对输出设置没有什么要求的话,不用对其修改,默认的保存位置就是输出目录中的原文件夹位置。之后就可以直接点击转化按钮.二:OFD操作(OFD加密) OFD转换操作只是转换器中的一类功能,此外好还有OFD操作功能。如给OFD文件添加密码。如果我们工作中遇到比较重要的文件是以OFD格式存在的,我们可以将其进行加密,这样就不会轻而易举的被别人看到资料内容了。 在OFD转换器的页面中,我们先在页面的上方选择OFD操作,这样在左侧的功能区域就可以选择加密选项。...
2022 - 06 - 15
什么是电子文件管理平台,为什么需要一个?
什么是电子文件管理平台,为什么需要一个?
‍企业政府可能会存储和维护数百年的纸质文件,但在接下来的几年里,一切都将成为数字化的。2022年12月31日之后,联邦各国档案和记录管理局将只接受各机构的电子记录。到今年年底,预计各机构将尽可能以电子方式管理。在6月,指出各机构必须确保“以电子格式创建,保留和管理记录,并附上适当的元数据”。机构需要考虑在截止日期之前将这些记录带入联邦记录中心,或者找到一些方法对该内容进行大规模数字化,机构将纸质记录数字化并以可管理的格式存储的一部分将涉及更多地使用电子文件管理平台。一、什么是电子文件管理平台?简而言之,文档管理是企业和其他组织存储、管理和跟踪电子文档的方式。IBM的网站指出,文档管理允许企业“捕获,跟踪和存储电子文档,如PDF,文字处理文件和纸质内容的数字图像” 。根据信息和图像管理协会的说法,文件管理涉及“使用计算机系统和软件来存储,管理和跟踪通过使用文件扫描仪捕获的纸质信息的电子文件和电子图像” 。一个电子文件管理平台是控制和整个机构组织的文件,它“集成软件文档和内容采集,工作流,文档库 ......输出系统,以及信息检索系统。此外,用于跟踪,存储和控制文档的过程。“二、使用电子文件管理平台有什么好处?许多企业,特别是大型联合企业,拥有跨越大地理距离,多个位置和不同存储库的文档,例如公共或专用网络,共享驱动器,硬盘驱动器,文件柜和电子邮件系统。多个存储库和信息孤岛带来了挑战。组...
2022 - 06 - 14
政府网站网页归档指南
政府网站网页归档指南
1、制定背景《政府网站发展指引》指出,“政府网站遇整合迁移、改版等情况,要对有价值的原网页进行归档处理。归档后的页面要能正常访问,并在显著位置清晰注明'已归档’和'归档时间’”:《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》要求,“要研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法”。这些政策的出台对于网站网页归档工作的开展起到了引导和促进作用。制定网页归档行业标准,可以有力推进政府网站的网页归档工作,为政务服务深化改革提供支持。2、制定目的制定政府网站网页归档行业标准,确定双页归档范围,梳理双页归档流程,研究和选择合适的网页归档技术手段,为各级政府部门开展政府网站网页归档工作提供指导,保障政府网站网页信息的长久凭证和查考价值,为政务服务深化改革提供档案支持,从而进一步提升政务服务水平。3、整理规定了网站网页档案的整理方式,包括分类、编号和数据组织等。要求网站主办单位应根据本单位的实际情况制定网页档案分类方案,并保持分类方案的一致性和稳定性,对单位内不同网站的网页档案分别分类。给出了同一网站内的网页归档的参考分类方式,如“年度-保管期限一类别”或“年度一类别一保管期限”,同一类目下的网页档案一般按形成时间顺序排列。档号可采用如“全宗号-档案门类代码一网站代码一年度-保管期限代码一类别代码一顺序号”或“全宗号-档案门类代码-网站代码一年度一类别代码-保管期限代码-顺序号...
2022 - 06 - 13
什么是业内较好的OFD版式文件
什么是业内较好的OFD版式文件
互联网时代让我们的生活变得更加便利,例如信息就可以比过去更快的速度进行传播,但是也带来了很多其他的问题,比如信息扩散和伪造,所以诞生了一种更安全更可靠的文件格式,这就是OFD版式文件,这是我国电子公文交换和存储标准文件格式,在论文收录,证件发放、电子合同,电子签章等领域应用广泛。当然不同的OFD文件之间也有不同,一份较好的OFD版式文件,应该具有下面这些特点一、更有体系一个新进的文件,标准的应用不仅仅是文件本身,它包含制作传播,读取等一系列流程,所以需要建立一个先进的技术体系,来保障文件流传时的顺畅,避免在一些节点造成拥堵,影响文件的正常使用。二、更易应用:和文件不同,电子证件是普通人更多接触到形式,针对社会上广泛存在的证照制作难、易丢失、验证难等问题,一个基于OFD版式技术的电子证照管理解决方案,能够实现电子证照的一体化、流程化管理,保障电子证照的真实性、完整性、安全性和可用性更佳。三,格式转换更方便一个好的技术应该是傻瓜式操作,所有的复杂流程和程序均封装在内,由开发人员完成,而在应用端只留下通俗易懂的按键就好。如果一个软件,还需要普通人学习一个月才能使用,那么门槛就太高了,不利于技术的扩散和推广以及更好的更新换代。例如能将OFD文件一键进行格式转换就是一个非常好的功能,也是一个优秀的OFD版式文件必备功能。总而言之,业内较好的OFD版式文件应该具有防信息被窃取,防篡改抵赖;可读...
2022 - 05 - 24
冠群信息与IBM携手共创,树立数智化技术合作典范
冠群信息与IBM携手共创,树立数智化技术合作典范
近期,北京冠群信息技术股份有限公司(以下简称“冠群信息”)与IBM在智能自动化与数据领域展开技术合作。冠群信息专注于企业级数字化转型服务,作为在公共服务和工业细分领域的信息技术头部企业,是国家级专精特新“小巨人”企业,拥有20年ICT产品研发和服务经验。冠群信息与IBM在行业应用软件研发领域的合作始于2019年,随着信息技术与企业业务的加速融合,作为IBM生态系统的一部分,冠群信息希望结合两家公司的优势,利用混合云和人工智能,帮助客户解决极为复杂的商业与社会挑战。冠群信息与IBM近期在智能自动化平台领域展开深度技术合作,基于IBM业务自动化平台 Cloud Pak for Business Automation,打造智能化的冠群信息数字资产管理云平台-BizDoc,面向数字资产全生命周期管理、聚焦业务合规和自动化,提供细分行业的解决方案,如电子票据、电子单证、电子证照服务管理平台,在金融、医疗健康和保险等行业提供智能合同、智能报告合规解决方案等。冠群信息高级副总裁王川表示:“冠群信息在细分行业拥有丰富的经验,也有行业的积累和自己的解决方案,如基于冠群信息自主OFD版式文件技术打造的电子文件和档案一体化合规业务平台BizDoc 3.0。我们期望通过与IBM的技术合作,使得我们的解决方案能够更加强壮,更加灵活,更加贴切企业的需要。冠群信息与IBM在非结构化数据领域就严肃内容和数字资产管...
2022 - 05 - 12
稳健、安全的网站网页归档的意义何在?
稳健、安全的网站网页归档的意义何在?
众所周知,随着全球信息化的发展,信息的载体已经逐步由纸质媒介过渡至数字媒介,网页日益成为重要的信息承载平台,用户数据安全问题也日渐频发,网页的归档保存逐渐被越来越多的人所重视,特别是各类重要的企业网页,需要严防信息黑洞,避免别有用心的人利用,而稳健、安全的网站网页归档系统就是可以对网站数据进行定期收集,收集后的网站数据通过网页管理系统加工整理后形成网页电子文件格式,并进行归档和利用。网站运营者可通过网页文件存储管理系统对历史网页版本进行查询和溯源,这样就当遇到网络攻击事件时可以追查!除此之外,稳健、安全的网站网页归档还有以下这些意义:一、保存和再现网页历史资源对网页进行采集和保存,留存其重要信息,还原历史风貌,保存社会记忆,避免信息黑洞。二、完善电子档案管理体系将网页纳入电子文件归档保存范围,将进一步完善我国电子档案管理体系。三、推动网站信息内容建设通过采集和保存网站信息内容,监督、检查和分析其合规性、时效性和活跃性等,对互联网服务进行监督,推动网站信息内容建设,提升网站服务水平。四、促进信息资源开发利用通过对网站内容的持续保存,可以更好的发挥网站信息资源的战略作用。在信息时代的背景下,网络已经成为信息交流与传递的主要载体,网站网页归档项目是一个系统工程,涉及诸多方面,如政策规定、资金来源、参与主体、归档策略、技术应用等,为推进网站网页的安全保管和有效利用提供了保障,对促网站规范建...
2022 - 05 - 12
如何进行国际电子税务申报
如何进行国际电子税务申报
近几年,受新冠疫情影响,海外生产环境受到了影响,正常的生产秩序很难维持,造成商品供应紧张,而国内受益于良好的防疫政策,生产力未受影响,世界工厂的地位越发牢固,但是国内消费疲软,所以开始有越来越多的人开始进军海外市场,经营跨境电商业务的公司越来越多,同时也牵涉到更多的国际税务问题,因为如今疫情风险犹在加之口岸多和工厂实际所在地不在同一地点,所以在报税方式上,国际电子税务申报成为了更可行的方式,其主要流程为:一、搜索公司所在地或者口岸所在地省一级国税局网站,根据自身的情况去选择登录个人界面或者企业界面。二、在点开的主页面之中,点击申报缴税按键进行税收申报,选择当期应报。三、选择对应税种进行申报,一般所需申报的为关税、所得税、销售流转税、进口增值税等税种。当然,以上操作属于比较简单的一类,其中牵涉到很多的细节,比如各个税种的厘定,如何进行税收筹划以交更少的税,如何缴税以方便以后的出口退税等等,对于一些小企业来说,流程还是比较复杂。所以在实操中,企业进行国际电子税务申报多通过找税务包办公司或者第三方外综服务平台两个方式来做。小企业自己搭建财税相关团队,负担太大,而且也没有那么多的业务需要养闲人,所以找包办公司或者聘请兼职来做,目前是业界比较常见的形式,不过也存在时间的不确定性,以及兼职操作失误带来损失的等问题。通过第三方外综服务平台来做,这种平台可以将需求更加细化甚至定制化需求,即根据企业...
2022 - 05 - 11
品质好的电子文件管理平台有哪些特质?
品质好的电子文件管理平台有哪些特质?
几乎在任何行业里,随着发展,每个公司都会产生大量的文件资料,随着公司人员的更替,文件管理上就可能会出现丢失等现象,如果是纸质文件那么可能会随着时间出现损坏等问题,而当文档有一定的数量的时候,查阅起来是相当浪费时间的,而且是有一定的难度的,而电子文件管理平台的出现就很好地解决了纸质文档管理的短板,而由于每个公司的文档都属于公司的重要数据,所以选择的时候建议找一个品质好的电子文件管理平台, 那么这样的平台有哪些特质呢?(1)适配国产CPU,国产操作系统,自主可控,涉密信息集中管理,提高保密工作效率;电子文件立体加密,全方位保障内容安全;多重身份认证体系,防止系统登录身份伪造;系统操作全程审计,秘密泄露可以追踪定责;电子文件准确授权访问,有效控制知悉范围。(2)文档在线编辑留痕,提高文档编辑协作效率;有权限控制的全文检索,提高知识查找速度;统一文档分类体系,规范文档管理维度;团队文档空间,增强团队知识交流。(3)灵活易用!支持触摸屏,操作简单易于上手;文件检索准确高效,共享灵活便捷;类手机操作界面,用户体验亲切;兼容常见办公软件,延续操作习惯。(4)良好的售后服务一般好的平台的售后服务是很到位的,不仅部署实施管理简单,还可以减轻维护成本,而且操作简单,只要有相关经验的人员培训,就能操作,可以帮助企业充分利用已有资源,降低建设成本除此之外,品质好的电子文件管理平台一般会设置有管理员、安全保...
2022 - 05 - 10
业内较好的OFD版式文件软件有哪些形态?OFD版式证照的生产阶段有哪些?
业内较好的OFD版式文件软件有哪些形态?OFD版式证照的生产阶段有哪些?
OFD文件将会越来越深入到我们的工作中来,目前很多电子发票格式已经是OFD格式了,而且好的OFD版式文件软件不仅支持版式OFD/PDF格式阅读、批注、打印等通用版式处理功能,还支持版式文档生成、转换、签章、校验、数据提取、公文操作等扩展功能,完全符合电子公文应用领域的相关标准规范,满足电子公文、电子图书、电子证照、电子合同、电子档案、电子会计档案、电子病例、电子票据等应用场景。看到这你肯定以为这就是PDF,但其实不然,只能说OFD与PDF定位一致,但OFD后发制人,青出于蓝。那么到目前为止,业内较好的OFD版式文件软件有哪些形态呢?一、阅读使用OFD电子发票阅读器可自动进行发票查验;一键提取发票全票面数据信息,实现多维度数据处理;还可轻松实现格式转换(OFD转换为PDF和图片)和后续发票的处理,可适配多个国产环境平台,具备多格式阅读、文档保护、文档比较、页面管理、内容编辑、格式迁移、图像导出、注释管理、骑缝盖章、手写签批、加注件制作、防扩散水印、模板套打等功能。二、版式文档生成转换服务值得信赖的版式文件,往往是支持生成转换服务系统通过实时、批量或套转方式将各种文档转换为OFD/PDF版式文档,帮助用户实现结构化数据、流式文件、图像文件、网页文件与OFD格式的准确、快速生成转换,提高用户的办公效率,为各行各业所服务!OFD版式证照的生产一般包含如下阶段:1、在数据准备阶段主要是将表单...
2022 - 05 - 09

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