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电子文件管理平台有什么样的作用?

企业的规模越大所需要储存的数据资料就越多,如何储存就成为了关键点,因为这些资料还是有用的,只是现阶段用不上,又不能进行销毁,对企业的发展不利,但又要找一个地方保存下来,对企业来说这一点很头疼,也正是这样的原因,越来越多的企业开始尝试新的保存方案,就是使用电子文件管理平台,通过这样的方式管理好企业的内部文件。

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保证安全性

采用文件管理平台的方式,就是为了保障文件不被泄露保障安全,这一点很重要,通过文档加密的方式就不用担心文件被破解,用起来也更安全这是大家选择电子文件管理平台的初衷,就是为了保障文件安全,不被人查看,就算查看也需要有相应的权限,不是谁都可以看的。

操作更简单

像这样的文件管理平台操作起来还是很简单的,如果要将文件发给其他的客户,或者是员工查看,可以针对这样的情况加上水印。加上公司的水印之后,可以进一步保障文件设备安全使用,也不用担心文件被重复利用,这一点很重要。如果是将文件进行共享,也可以追溯到每一位使用者不用担心文件被泄露的情况。

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分级有权限

员工的职位不同,权限也是不一样的,也正是这样的原因,文件管理平台会将员工的权限进行设置,不同员工所拥有的权限也是不一样的。不能让每个员工都能查看到重要文件,这样很容易造成文件的泄露,所以会针对这种情况对员工进行相应的文件权限的限制,这样就不用担心文件资料被泄露。

总的来说电子文件管理要保证安全实用,这才是根本,其他的作用都是附带条件,对于大部分企业来说安全更重要。如果安全都得不到保证,这样的电子文件管理平台也是不敢使用的。接着,再根据企业的需求来选择更合适自己的文件管理平台综合考虑之后,会发现有了这样的文件管理平台,对企业的发展也更有益处。

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