新一代业务数字化转型先锋
电子文件管理系统可帮助用户解决哪些问题
电子文件管理系统可帮助用户解决哪些问题
电子文档作为企业智力资产,随着信息网络进程的加速及智能化办公的趋势,其管理工作显得愈发重要和必要。而针对传统文档管理工作的混乱、分散及难以协同共享等问题,电子文件管理系统孕育而生,现就其能帮助用户解决哪些实际性问题做如下概括说明:1、文件管理不规范问题因未意识到电子文件的重要性,部分企业疏忽其管理工作,从而造成文件标准不统一、存储散乱的局面,甚至各类正式文件、草稿文件及报废文件混杂一通,对企业的长久发展较为不利。而信誉可靠的电子文件管理系统采用数字化管理手段,通过对各类型归档文件进行有效的组织、管理及利用,以实现文档数据的规范化管理价值。2、文件丢失或遗漏问题由于各类生效文件的起草人或者拟定部门不尽相同,而电子文档未进行系统化、规范化管理,容易出现因电脑操作不当、人员流动等问题带来的文件丢失或遗漏问题,若是重要文件则可能对公司利益造成不良影响。而稳定性好的电子文件管理系统可储存量大,通过对文件全生命周期的管理,保证文件的完整性、有序性。3、文件泄密隐患电子文件管理中较大的难题便是其文件泄密隐患。传统的电子文件管理模式虽有按照职权备份或者留档文件,但存在电脑操作安全隐患,而智能化的电子文件管理系统通过对不同用户的权限进行区分设置以及多重身份验证功能,同时可监控泄密踪迹,更大程度地提高文件管理的安全性。由此可见,电子文件管理系统的出现可解决电子文件管理不规范问题,避免文件丢失、遗漏或者...
2021 - 05 - 14
选择电子文件管理系统时应关注哪些要素
选择电子文件管理系统时应关注哪些要素
所谓电子文件管理系统,就是通过收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类,以便于电子文件的保存、检索、使用及处置的智能化应用系统。与传统文件管理模式对比,它具有较高的兼容性、高效性及安全性,深得各大企业的一致好评,而选择该类系统时应该关注哪些要素,以保证所选系统的适宜性?1、系统运行的稳定性由于电子文件管理系统所需处理及储存的文件种类及数量众多,使用人员也较多,为了避免使用过程卡顿、死机等问题,保证流畅、快速的运行,选择时务必关注其系统的稳定性能是否良好,是否拥有足够大的系统运行空间等问题。2、系统操作的便捷性可以说稳定性好的电子文件管理系统是基于服务企业管理、便捷员工工作而被选购的,因此相关采购人员务必在系统操作的便捷性上严格把关,确保其使用方法简单易懂,各功能模块之间分工明细,以此确保操作人员可较快上手并熟练使用。3、系统价格的合理性相信每个企业在采购任何设备或软件时,都希望可以用较低的价格购买到更适宜的设备,以此服务于企业的成本管控工作的执行。因此采购先进的电子文件管理系统时,还需关注其报价与购买预算是否相符,同时进行同性能或者类似性能系统开发企业的价格对比,确保该系统价格的合理性,确定是否可购入问题。为了更好地促进企业的全面可持续发展,企业还需做好相关的风险规避措施,而电子文件管理系统除了作为电子文件管理的主要途径,也是保证文件行政有效性及法律凭证性的重要手段,通过时间轴管...
2021 - 05 - 13
电子文件管理系统有哪些优点值得被用户选择
电子文件管理系统有哪些优点值得被用户选择
对于电子文件管理系统,可能较多数人感触不是很深,但其作为企业文件管理的重要手段,对于维护企业无形智力资产具有关键性价值,它在解决电子文件管理杂乱无章、文件标准不一等问题上有较明显的作用,而它的兼容性、高效性及安全性更是值得客户选择并使用。1、兼容性电子文件按其文档类别区分有doc格式、xls格式、jpg格式等,按内容划分又有会议纪要、商务合同、活动方案等诸多类别,而文件的状态可能是编写状态、发布状态亦或者已归档,这就为企业管理带来较大的不便及难题。而先进的电子文件管理系统可兼容各种形式、类别的文件,实现企业全文件协同管理。2、高效性企业各类文件在使用过程中可能会涉及到跨岗位或者跨部门问题,而传统文档管理中需要通过相关管理人员批准方可查阅,需要花费一定的等待时间,而品牌好的电子文件管理系统中可设置职权或者职位可见性,相关人员可高效查阅或共享,以此省去不必要的时耗。3、安全性电子文件管理系统较为受欢迎的一点便是其规避传统电子文档管理的安全隐患问题,在系统安全性上下功夫,通过智能化设置及多重身份验证关卡,对于上传、查阅、修改、下载等均有职权限定,防止文件随意存放或者修改等问题,从而通过提高文件的安全性保障公司利益。可以说电子文件管理系统并不是针对文字管理人员而设计的,而是基于公司管理需求而来的,它通过通过数字化管理模式改善传统管理模式举步维艰的困境,从源头上规避文件管理失误造成的公司利益...
2021 - 05 - 12
选择电子文档管理系统从哪些方面入手
选择电子文档管理系统从哪些方面入手
企业内部运营每日产生各式各样的电子文档不计其数,若想更有效率的对其进行管理以及更加方便的读取,可靠的文档管理系统是企业内部运行过程中不可缺少的一项,因此企业想要选择好的电子文档管理系统都可从哪些方面入手?1.从系统在企业中使用体验入手电子文档管理运行系统在各大企业当中实际使用感受,也是我们在选择文档管理系统时可当做参考的、不可忽略的重要因素,在合作企业及顾客当中口碑评价比较好的文档管理系统,不仅说明拥有更稳定的且更安全的文档管理运行系统,而且还说明该系统能够更加贴合企业需求带来更好体验。2.从对文档保管实际效果入手稳定性好的电子文档管理系统能分门别类的对文档进行管理储存,并且在系统管理过程当中能够保障电子文档不被系统压缩以及保持完整,保证顾客再次从管理系统中调取文档时能更加清晰完整的读取内容,像这种对电子文档实际保存效果更好的系统才是值得选择的系统。3.从系统的功能与实用性入手业内较好的电子文档管理系统肯定是有着很强实用价值的管理系统,在文档管理系统的运行性能上来说会更加稳定与安全,在文档管理系统功能性来说会更加贴合企业办公需求,在企业日常工作当中能发挥更大作用以及带来更大效益,因此选择实用性更强的管理系统无疑是百利无害的明智之举。大众在有的放矢的选择可靠的电子文档管理系统时,要注意从多个维度入手对文档管理系统的细枝末节信息进行仔细考察,选择更加适合企业办公贴合企业日常工作内容的系...
2021 - 05 - 11
什么样的电子文档管理系统值得选择
什么样的电子文档管理系统值得选择
信息时代的到来加快了人们对信息的获取速度,高效协作办公、知识管理也逐渐成为各企事业单位在办公过程中急需解决的难点。相比于传统纸质文档繁琐的处理方式,电子文档管理系统显然更能满足当代人的需求。那么,面对市场上五花八门的系统,到底什么样的系统值得我们选择?1、操作简单快速上手、操作简单是一个系统需要具备的基本特性。易用的电子文档管理系统不仅能够提高人们的工作效率,还有利于系统的推广使用,让更多的人了解和使用系统。在选择系统过程中,用户可以先对系统进行试用来获得更直观的操作体验。2、稳定性好在实际工作中,人们往往需要同时处理大量信息,因此,对于系统稳定性的要求也越来越高。稳定性好的电子文档管理系统能在帮助用户做好文档管理的同时为用户免去系统奔溃、数据丢失的担忧。在选择过程中,用户可以考虑大品牌或发展时间较长的品牌,这样能在一定程度上保障系统的稳定性。3、使用安全文档是企业的重要知识财富,大量文档在系统上处理和存储,系统在使用过程中是否安全便是我们在选择时需要着重考虑的要素。一旦在使用中发生文档泄露等事件,有可能影响到公司的经营发展,后果可能不堪设想。所以在选择系统过程中,我们应当多关注系统平台是否能做到安全、不同人员是否有相对应的权限等。科技发展日新月异,选择一个合适的电子文档管理系统不是一件容易的事情,用户要考虑的因素有很多,但如果多关注系统的操作难易程度、稳定性以及使用过程中的安全性...
2021 - 05 - 10
选购电子文件管理系统容易忽略哪些事项
选购电子文件管理系统容易忽略哪些事项
电子文件管理系统对于部分客户而言属于重要办公工具,缺乏此类系统协助的情况下,许多工作的处理都将停滞不前,大量文件的持续输入也会为设备造成负担,这是客户不愿目睹的景象。尽管如此,还是有部分客户无法妥善处理系统的选购工作,总是在不自觉的状态下忽略下文所列举的几大事项,客户理应规范认知和理念。1.同类系统在售价上的差异选购电子文件管理系统易忽略的事项包括针对其售价差异的比对,此处所指的主要是同类管理系统在价格层面的差异。面对这种情况,客户所要做的是探究该现象背后的缘由,而不是直接选取售价较低的系统,务必把其中缘由明确清楚才能得到确切答案。2.隶属机构对应的基础信息选购电子文件管理系统易忽略的事项还包括隶属机构的基础信息,有些客户从不去关注这部分内容,导致采购方向偏离正确轨道。比较明智的做法是客户应当获取机构的一切内容,包括机构在业内的实际口碑度,以及机构创建的具体日期和发展时长。3.该系统呈现出的大致特点假如出现在客户面前的属于先进的电子文件管理系统,客户先不要着急去探究系统能发挥的实际作用,而是熟悉该系统呈现出的基本特点。当客户对系统有一定认知之后,对系统的整体评估会更具针对性,不再盲目陷入令选购不利的境地。由此可见,客户认准品牌好的电子文件管理系统无可厚非,但是千万不能迷失选购方向,完成基本信息的梳理和整合后,客户的认知才能更清晰。奉劝各位正处于选购阶段的消费者,务必把不利于选购的因...
2021 - 05 - 08
电子文件管理系统应满足哪些要求
电子文件管理系统应满足哪些要求
部分客户并不熟悉电子文件管理系统,认为该系统所发挥的作用无关紧要,亲自试用之后,客户方可确认该系统具备的功能,假如客户能持续关注这一方面,便可利用该系统满足自身管理文件的需求。从中不难看出,既然被称之为系统,那么势必要满足客户的一部分要求,此类系统才有存在和继续发展的理由,下文会给出拆解。1、便捷式操作不浪费过多时间品牌好的电子文件管理系统能预先考虑到客户的实际诉求,懂得在原有基础上持续简化管理流程,令客户体会到便捷式操作的好处。倘若操作步骤过多且过于繁复,客户花在操作上的时间将直线上升,既不利于管理工作的开展,还会令客户产生烦躁情绪。2、可升级的空间能满足存储要求电子文件管理系统对应的空间不应该是一成不变的,客户可根据实际需求或者文件的大致数量升级空间,使得系统能存储更多文件。要知道部分客户每天经手的文件数目庞大,假如系统内的空间不达标,将导致诸多类别的文件无法存储于系统内。3、多样化模块可根据需求增减电子文件管理系统涵盖的模块应满足多样化要求,客户能按照个人偏好增减模块,旨在快速准确的搞定文件存储任务。例如能提升传输速度的模块,或者可以增设登入密码的模块等,诸如此类的模块与文件的存储工作息息相关,客户不得不提高关注度。选服务好的电子文件管理系统在客户看来属于至关重要的环节,当系统本身违背实际需求时,客户接下来实施的工作都将大受干扰。假如客户不愿购入不合格或存在缺陷的系统,建议能...
2021 - 05 - 07
设计电子文件加密传输需要考虑哪些关键因素
设计电子文件加密传输需要考虑哪些关键因素
电子文档在互联网的帮助下实现了同步不限速、同步共享以及实时传输等功能,越来越多的企业在移动、处理和加密文档过程中使其作业程序简化。这也促使越来越多企业重视多样化的电子文件的讯息,现在就设计电子文件加密传输需要考虑哪些关键因素作简要阐述:1.企业内部系统或者合作客户与伙伴间传送文件需减少瓶颈现今越来越多的企业咨询软件设计公司有关电子文档安全传送的要点。一般来说企业内部系统或者合作客户与伙伴间传送文件建议减少瓶颈、减少错误以及减少延迟,如此一来便可大大减少电子文档的网络截取率。2.设计无需人工检查就可传输的解决方案现今许多企业都希望软件公司设计的安全管理系统拥有无需人工检查就可传输的解决方案。因为电子文档若无需人工检查便可避免传送错误、处理错误以及文件传输重试等问题,那么则说明该系统的安全传输管理性能非常好。3.将文件安全传输、文件共享和自动化需求整合到一起许多软件公司正着力于打造更高性能的电子文档安全管理系统。这种新颖的系统可以将文件安全传输、文件共享和自动化需求整合到一起,如此一来用户直接通过同一页面便可查看文件的传输状态以及共享状态。电子文件加密传输翻新了传统电子文档的管理方法,有关诚信可靠的电子文件更是迅速引发巨大反响。而据软件设计公司分享反馈表明设计电子文件加密传输不仅需要适当减少文件传送瓶颈,而且还需考虑设计无需人工检查就可传输的解决方案以及将文件安全传输、文件共享和自动化...
2021 - 05 - 06
电子文件的归档保存需要注意哪些细节问题
电子文件的归档保存需要注意哪些细节问题
据相关资讯分享反馈随着各类电子文档在办公、网络传送以及宣传等场合的广泛应用,其较高的可读性以及安全加密性已得到众多用户的广泛赞同与认可。这也促使越来越多人不断在线刷新信誉良好的电子文件,现在就电子文件的归档保存需要注意哪些细节问题作简要阐述:1.与电子文档相关的数据与软件需同步归档安全性较高的电子文档人之所以快速成为办公与网络通用文稿,这是因为它具有易读性强、文档隐秘性以及防护性能好等多重应用优势。企业在使用电子文档后若想对它进行安全归档,那么必须将与其相关的数据与软件需同步进行归档,以避免数据与软件泄露而造成文档内容泄露。2. 归档的电子文档需符合完整性、真实性以及有效性等要求据官方资讯研读解析表明现今越来越多的企业选择电子文档安全管理系统对文档升级加密防护功能。因为绝大多数企业的商业文件都包含大量的商业秘密,但是企业需要注意的是归档的电子文档需符合完整性、真实性以及有效性等要求。3.采取有效的防护措施提升电子文档的安全性重要电子文档对于企业的重要性可谓是重如泰山,故而很多企业在进行电子文档归档时也会特别注重加强其安全防护措施。比如通过文档安全管理系统存储文档或者对文档实施加密保护,除此之外还可以设置存储文档的访问权限。据实践研析反馈显示电子文档安全管理系统翻新了电子文档存档的保护进程,有关深受欢迎的电子文件的新闻更是频繁引发巨大波澜。而据某些分享反馈表明电子文件的归档保存除了需...
2021 - 04 - 27
电子文件管理系统的哪些特点备受关注
电子文件管理系统的哪些特点备受关注
电子文件管理系统究竟能发挥多少功效,取决于它的实际性能如何,此类系统与市面上常见的其他系统存在共通点,但是客户不能因此忽略该系统的本质,懂得提高自身辨别系统优劣的能力。当客户持续关注的特点直接影响管理系统的质量水准时,客户所要做的是分析这些收集到的特点,有助于规范自我认知和选购方向。1、内置的防护性措施是否到位电子文件管理系统之所以备受关注其特点还因为防护措施,要知道诸多文件的重要程度较高,一旦被泄露出去,对客户造成的损失难以估量。为了规避此类情形的发生,客户会着重强调系统本身的防护性措施,确认过这一方面的内容之后才能做评判。2、在领域内获得的真实评价电子文件管理系统备受关注的特点包括获取的评价,有些客户可能不在乎这部分内容,但是有经验的客户能评价中读取到更多有效信息。除了其余消费者给出的真实评价以外,其中涵盖了不少客户使用系统后的感受,这一点不应该被忽略。3、可管理的文件类别是否较多信誉可靠的电子文件管理系统在梳理文件的类别方面表现较佳,客户所要确认的一点是系统管理的文件类别,毕竟客户经手的文件自带不确定性特点。秉持着这一观念,建议客户能通过简单试用来获悉自己想要的答案,能从系统中收集更多信息。这也是为何稳定性好的电子文件管理系统如此受关注,当客户逐步意识到该系统的优点之后,基本上能够确定接下来的选购方向。还在纠结于系统筛查工作的客户,建议能适当调整自身的考察方向和思路,切勿被无...
2021 - 04 - 26

扫一扫关注冠群微信

版权所有 北京冠群信息技术股份有限公司 Copyright © 2019-2022
犀牛云提供企业云服务