行业新闻 - 冠群信息

像平常处理文档数量多的公司或个人，会考虑安装电子文件管理系统，旨在把所有文件统一置于防护性高的空间内，以备不时之需。品牌好的电子文件管理系统在市面上兴盛已久，前期经过不懈努力打造出良好外在形象，中后期的发展状态趋于稳定。像这类型的靠谱系统大体具备下文描述的三大特征，读完之后会树立起理性客观的认知体系。1、大容量便于存储各式各样的文档既然被冠之以电子文件管理系统的称号，涵盖的文档类别应符合多样化特点，不能对某些格式特殊的文档设立门槛，会带来格式转换等繁琐问题。系统的创建者应事先调查清楚消费者常用的格式，再根据此设置系统的准入门槛，避免出现遗漏。2、能在短时内对所有文件分类存储选服务好的电子文件管理系统无可厚非，不过也要记得明确该系统是否能在短时内完成分类存储，由操作者设立关键词，再分门别类的整合文件。这样一来，用户在电子文件管理系统中搜索文件时，不会耗费过多时间，能快速准确的定位到所需文件。3、可根据文件重要程度设立准入密码电子文件管理系统应具备的特征包括准入密码的设立，当非管理者的其他人员准备开启文档时，必须输入准确密码才能读取文件中的内容。一旦密码输入错误，或者打开方式不对，文件将自动锁定，唯有管理者才能解开，此举能有效提高安全性。电子文件管理系统不同于以往见到的其他系统，前者对安全性、容量大小、存储方式要求严格，一切需以用户的要求为出发点。大家不妨换一种思考方式，在挑选系统的过...

2020 - 06 - 28

电子文件管理系统发挥的作用有哪些

电子文件管理系统的问世并非偶然，创建者考虑到了人们对电子文件的依赖性，才根据市场共性需求设立出针对性强的系统，现如今仍处于不断升级的状态。正是因为系统类别多样，哪里可以找到好的电子文件管理系统便成为困扰客户的一大问题。在此之前，有必要就该系统发挥的作用进行深入探究，能够帮助剔除不合格选项。1、将所有文件加以统一整合和管理供应电子文件管理系统的机构不少，毫无经验的消费者会挑花眼，首先应该向售卖方提出的问题是系统采用的管理方式是什么。即当把文件存储到电子文件管理系统中去，能否对所有文件实施统一整合与有效管理，这一点对于消费者至关重要。2、可供随时查阅相关领域的文件电子文件管理系统发挥的作用包括查阅自由随意，像囊括了各个领域的系统，会确保消费者随时查阅某个领域的文件，输入关键词，文件会立即出现。如果文件呈现混乱形式，寻找方法不固定，不但会耗费消费者大量精力，还容易出现差错。3、加密保护防止文件信息被窃取电子文件管理系统发挥的作用还包括必要的加密保护，针对于内容不宜公开的文件，唯有环环相扣的加密措施才能防止文件信息被窃取。关于这一方面，消费者会做出认真考量和比对，防护不到位的系统只会被列入黑名单，不利于全面推广。电子文件管理系统能发挥的作用不局限于以上三方面，但这部分内容属于消费者会探究的重中之重，但凡有一项不满足，都难以俘获消费者的心。得到的启发是消费者要秉持综合筛选标准，系统的创建者则...

2020 - 06 - 27

【行业标准】DA/T 68.3—2020 档案服务外包工作规范第3部分:档案管理咨询服务

DA/T 68.3—20201. 范围DA/T68的本部分规定了档案管理咨询服务外包相关方的工作,包括档案管理咨询服务内容、发包方工作规范、承包方工作规范、工作流程、信用评价与质量监督等要求。本部分适用于机关、团体、企业事业单位及其他组织开展档案管理咨询服务外包工作。 2. 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T17242 投诉处理指南 GB/T22119 信用服务机构诚信评价业务规范 DA/T68.1 档案服务外包工作规范第1部分:总则 3. 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1 档案管理咨询服务 archives management consulting service承包方受发包方委托,运用先进的管理思想、科学方法和技术手段,通过调查、研究、分析为发包方提供档案工作体系设计、档案管理方案设计、档案信息开发利用方案设计、档案信息化方案设计、档案外包服务项目方案设计、档案科研、档案工作用房建设咨询、档案工作评估、档案培训等服务的行为。 3.2 档案管理咨询服务机构 archives management consultative age...

2020 - 06 - 03

【行业标准】DA/T 68.2—2020 档案服务外包工作规范第2部分:档案数字化服务

DA/T 68.2—20201. 范围DA/T68的本部分规定了档案数字化服务外包工作中的发包方工作规范、承包方工作规范、信用评价与质量监督工作规范。本部分适用于机关、企事业单位和其他社会组织开展的档案数字化服务外包工作。本部分适用不涉及国家秘密的档案数字化服务外包。档案缩微服务外包可参照本部分执行。 2. 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T17242 投诉处理指南 DA/T31 纸质档案数字化规范 DA/T43 缩微胶片数字化技术规范 DA/T62 录音录像档案数字化规范 DA/T68.1 档案服务外包工作规范第1部分:总则 DA/T71 纸质档案缩微数字一体化技术规范 3. 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1 档案数字化服务 archives digitization service 承包方利用计算机技术将发包方的档案由模拟信号转化为数字信号的处理、服务过程。注:本部分中档案数字化服务,不包含档案数字化软件开发或实施。 4.发包方工作规范4.1 总体要求发包方应按照D...

2020 - 06 - 02

【行业标准】DA/T68.1—2020 档案服务外包工作规范第1部分:总则

DA/T68.1—20201. 范围DA/T68的本部分规定了档案服务外包工作中相关主体之间的关系、发包方工作规范、承包方档案服务管理体系建设要求和第三方机构工作规范。本部分适用于指引发包方科学开展档案服务外包工作,选择合格的承包方；指导承包方有效开展档案服务管理体系建设,提升服务能力；为第三方机构正确评价档案服务外包承包方提供参考依据。 2. 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T19000 质量管理体系基础和术语 GB/T19001 质量管理体系要求 GB/T22080 信息技术安全技术信息安全管理体系要求 GB/T22081 信息技术安全技术信息安全控制实践指南 GB/T24001 环境管理体系要求及使用指南 GB/T24353 风险管理原则与实施指南 GB/T28001 职业健康安全管理体系要求 DA/T42 企业档案工作规范 3. 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1外包 outsourcing某一机构将原本由自身承担的部分业务剥离出来,以合同方式委托给其他机构完成,以降低成本、提高效率的行为。 ...

2020 - 06 - 01

通知！国家档案局最新发布3项行业标准！

2020 - 05 - 29

国务院办公厅关于印发政府网站发展指引的通知

政府网站发展指引为进一步加强政府网站管理，引领各级政府网站创新发展，深入推进互联网政务信息数据和便民服务平台建设，提升政府网上服务能力，按照党中央、国务院关于全面推进政务公开和“互联网+政务服务”的要求，结合各地区、各部门政府网站工作实际，制定本指引。本指引所称政府网站是指各级人民政府及其部门、派出机构和承担行政职能的事业单位在互联网上开办的，具备信息发布、解读回应、办事服务、互动交流等功能的网站。各地区、各部门可参照本指引制定本地区、本部门政府网站管理办法，规范网站域名，严格开办流程，加强监管考核，推进资源集约，实现政府网站有序健康发展。一、总体要求（一）指导思想。全面贯彻党的十八大和十八届三中、四中、五中、六中全会精神，深入贯彻习近平总书记系列重要讲话精神和治国理政新理念新思想新战略，认真落实党中央、国务院决策部署，统筹推进“五位一体”总体布局和协调推进“四个全面”战略布局，牢固树立和贯彻落实创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，按照建设法治政府、创新政府、廉洁政府和服务型政府的要求，适应人民期待和需求，打通信息壁垒，推动政务信息资源共享，不断提升政府网上履职能力和服务水平，以信息化推进国家治理体系和治理能力现代化，让亿万人民在共享互联网发展成果上有更多获得感。（二）发展目标。适应互联网发展变化，推进集约共享，持续开拓创新，到2020年，将政府网站打造成更加全面的政务公开平台...

2020 - 05 - 19

冠群信息：网站网页归档，势在必行！

根据《国务院办公厅关于印发政府网站发展指引的通知》国办发〔2017〕47号及《政府网站网页归档指南》DA/T80-2019，网站网页归档势在必行！今天笔者带你走进冠群信息，了解更加专业的网站网页归档技术。' 何为网页归档 webpage archiving网页归档是对政府网站历史网页进行整理、存储和利用的过程。政府网站遇整合迁移、改版等情况，要对有价值的原网页进行归档处理。归档后的页面要能正常访问，并在显著位置清晰注明“已归档”和归档时间。'网站网页归档的意义在互联网时代，各级政务网站作为政府部门的官方网络媒体，其网页是政府机构业务活动的记录和凭证，是对政务公开等业务信息进行回顾、分析和证明的重要资源，具有凭证价值、情报价值和档案价值。长期妥善保存网站网页，对于记录政府机构的职能活动及保存社会记忆有着重要的意义。发达国家网站网页归档工作鉴于大部分网站网页存活期不到一年，联合国教科文组织已经将网站网页列为重要的数字遗产来源。国际上发达国家早已经进行网站网页归档工作。 1996年，美国成立了世界上第一个因特网档案馆，其任务就是将公开的网页和数字形式的文化产品尽可能完整地归档，到2005年6月，已保存了400亿页网页。 1996年，澳大利亚档案馆的网上档案馆正式运行，目标是长期保存有关澳大利亚的网上出版...

2020 - 05 - 15

【行业标准】DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语

DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语.pdfDA/T 58-20142014-12-31发布 2015-08-01实施1. 范围本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。本标准适用于档案工作及相关领域。2. 一般概念2.1电子文件 electronic document；electronice record国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输(3.14)和存储(5.3)的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容(2.13).结构(2.14)和背景(2. 15)组成。2.2电子档案 clectronie reord ; archival electronic record具有凭证、查考和保存(5.1)价值并归档(3.5)保存(5.1)的电子文件(...

2020 - 05 - 08

美国网页归档项目发展的新动向 ——基于NDSA2016年和2017年调查报告的分析

美国网页归档项目发展的新动向——基于NDSA2016年和2017年调查报告的分析张莉颜祥林（南京大学信息管理学院，江苏南京）摘要：美国国家数字化管理联盟的网页归档项目调查报告已成为一些机构制定网页归档政策时的重要参考之一。文章通过分析美国国家数字化管理联盟2016和2017两年的网页归档项目调查报告，并与2011和2013年调查结果相比较，探索了美国网页归档项目发展的总体特征，总结了美国网页归档项目在建设主体、实施内容以及开发利用方面的发展新动向，并在此基础上对我国网页归档实践的发展提出了一些思考与建议。美国网页归档实践的领先发展一直为我国众多学者所关注。总的来说，国内相关研究多是聚焦于一个或多个美国重点网页归档项目的案例分析，鲜有文献对美国网页归档项目发展的总体进行研究。2010年，美国国会图书馆宣布成立国家数字化管理联盟（National Digital Stewardship Alliance，NDSA）。该组织分别于2011、2013、2016和2017年共计四次开展了美国全国性的网页归档项目调查，其中最新的2017年调查报告已于2018年10月对外公开。调查涉及网页归档项目的建设主体、归档范围、归档方法、版权与隐私、访问与利用等五个不同方面。这四次调查既对美国网页归档项目不同阶段的总体概况进行了记录，又追踪了美国网页归档项目在过去几年内的变化。调查所形成的报告指明了美...

2020 - 05 - 06